Офис-менеджер

На данной странице представлен пример должностной инструкции офис-менеджера. Инструкцию вы можете совершенно бесплатно скачать в формате Word по ссылке.

Офис-менеджер



ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ОФИС МЕНЕДЖЕРА

-------------------------------------------------------------------

(наименование организации)

Дата «___» _____________ 201____год №______

  1. Общие положения.

 

  1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
  2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.
  3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.
  4. Офис-менеджер должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

- основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

- принципы построения организационной структуры офиса;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

- порядок ведения деловой документации;

- порядок заключения договоров;

- правила пользования оргтехникой;

- основы экономики, организации труда и управления;

  • основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS  WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»; 
  • закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;
  • все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

  1. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством;

- внутренними нормативными актами работодателя;

- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

  1. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
  2. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

8.___________________________________________________________________

 

  1. II. Должностные обязанности.

 

Офис-менеджер:

 

  1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
  • организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
  • обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
  • обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.
  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
  • принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
  • принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,
  • подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
  • обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
  • следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
  • организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
  • по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
  • оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
  • выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
  • осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
  • обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
  • печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
  1. Ведет делопроизводство.
  2. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
  3. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
  4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  5. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
  6. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
  7. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
  8. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
  9. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
  10. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
  11. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
  12. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
  13. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

 

III.Права.

 

Офис-менеджер имеет право:

  1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.
  2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.
  3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
  4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

IV.Ответственность.

 

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
  4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.
  5. _____________

 

 


Возврат к списку